Khi tổ chức sự kiện, một trong những điều được quan tâm và cần chú trọng nhất chính là địa điểm tổ chức sự kiện. Dù là sự kiện indoor hay outdoor thì event manager cũng cần xem xét kĩ lưỡng để tránh những sự cố bất ngờ gây ảnh hưởng đến chương trình. Trong bài viết sau, Tổ chức sự kiện Nghệ An sẽ đưa ra 5 bí kíp cần thiết để bạn có thể cân nhắc trước khi lựa chọn địa điểm thực hiện chương trình sự kiện.

5 bí kíp cần thiết khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Kiểm tra chi phí thuê địa điểm

Khi lựa chọn địa điểm, bạn cần khảo sát mức giá và đưa ra lựa chọn địa điểm phù hợp nhất để có thể cân đối về kinh phí và khả năng đáp ứng nhu cầu. Trước khi kí kết hợp đồng, bạn cần thỏa thuận kĩ  lưỡng chi phí thuê địa điểm đã bao gồm những gì và không bao gồm những gì. Ví dụ trong không gian sân khấu khách sạn, màn hình Led đã nằm trong gói thuê địa điểm hay chưa? Nếu chưa thì chi phí phát sinh là bao nhiêu. Làm việc cụ thể và chi tiết sẽ giúp nhà tổ chức hạch toán được ngân sách và tránh phát sinh không đáng có.

Giới hạn trang trí, chỉnh sửa trong khu vực

Để diễn ra sự kiện theo đúng ý tưởng thì khâu trang trí là vô cùng quan trọng. Với những không gian có sẵn như showroom, khách sạn,…  thường họ đã bài trí sẵn theo 1 motif cố định, do đó cần làm việc rõ ràng với bên cho thuê những phần giới hạn trang trí hay những phần được phép chỉnh sửa để đảm bảo không gian sự kiện vẫn theo đúng lộ trình ý tưởng mà không dính phải rắc rối đáng tiếc nào.

Quy định rõ ràng về các khoản bồi thường hư hại

Trong sự kiện, có thể sẽ vấp phải những hư hại nhỏ, do đó cần làm rõ trong hợp đồng về các điều khoản đền bù thiệt hại do hư hỏng, để tránh phát sinh những khoản khó lường gây khó xử cho cả đôi bên khi thuê địa điểm tổ chức chương trình.

Thời gian chính xác được sử dụng địa điểm.

Hãy check kĩ thời gian nào đượcphép sử dụng không gian để trang trí và tổ chức chương trình. Đối với những không gian ngoài trời cho các sự kiện outdoor cần tính đến việc xin giấy phép từ cơ quan chính quyền để đảm bảo không ảnh hưởng đến pháp luật. Với sự cẩn thận này chắc chắn sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ từ đầu tới cuối.

Sự hỗ trợ nhân sự từ đơn vị cho thuê địa điểm.

Đây là một trong những điểm vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt động điều phối nhân sự của công ty tổ chức sự kiện. Hãy trao đổi và xem xét phía đơn vị cho thuê hỗ trợ nhân sự như thế nào. Có nhân sự hỗ trợ Led, hỗ trợ bãi đỗ xe, bảo vệ xe,… hay không. Từ đó để cân nhắc về ngân sách và những gì nhận được nhằm lựa chọn ra một địa điểm tối ưu.

Trên đây là một số bí kíp mà công ty TNHH Tổ chức sự kiện Nghệ An gợi ý để bạn có thể lựa chon được địa điểm phù hợp và ổn định nhất khi tổ chức các chương trình. Một chút khéo léo và cẩn thận sẽ giúp bạn lựa chọn được địa điểm đẹp trong nguồn kinh phí phù hợp nhất.

Cùng chia sẻ về những bí kíp khi tổ chức chương trình sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi >>tại đây<<

 

Ngay khi có nhu cầu tổ chức sự kiện hoặc thuê các thiết bị sự kiện, nhân sự, hãy liên hệ với chúng tôi để được lên ý tưởng, thiết kế, báo giá và thi công trọn gói.

—————————————————————–
CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN

Địa chỉ: Phòng 704, Tầng 7, Tòa nhà VCCI, F. Hưng Dũng, TP Vinh.
Website: http://sukiennghean.vn – http://sukiennghean.com
Điện thoại: 097.381.186
Email: tochusukiennghean@gmail.com